Mākslīgais intelekts grāmatvedības uzņēmumiem: kur patiesībā paliek darba stundas

Grāmatvedības uzņēmumā AI paveic vairāk, nekā vairums īpašnieku nojauš. Tas nolasa čekus, kodē bankas izrakstu, pamana kļūdu, ko labā dienā būtu ieraudzījis pats, un sagatavo pārskatu klientam. AI aizstāj lielu daļu rutīnas darbu un dara to teicami.

Izejiet cauri grāmatvežu darāmajiem darbiem, gandrīz katrā solī atradīsies noderīgs rīks. Šeit ir pieci svarīgākie, no ienākošajiem datiem līdz prognozei, un tas, ar ko nelielam uzņēmumam sākt.

Beidziet manuāli ievadīt čekus

Katrs darbs sākas vienādi. Klients atsūta kaudzi rēķinu un čeku, un kāds no jūsu komandas tos ievada. Tā ir vismazāk vērtīgā stunda visā uzņēmumā, un parasti tā ir katras lietas pirmā stunda.

Datu nolasīšanas rīki nolasa dokumentu un iegrāmato to jūsu vietā. Piegādātājs, datums, summa bez nodokļa, PVN, pozīcijas, tieši Xero vai QuickBooks. Dext ziņo par datu nolasīšanas precizitāti līdz pat 99,9% no 320 miljoniem dokumentu, ko tas apstrādā gadā.¹ Vic.ai kodē rēķinus ar 97% līdz 99% precizitāti un samazina apstrādes laiku par aptuveni 80%, turklāt līdz pat 85% rēķinu tiek apstrādāti bez cilvēka iejaukšanās, tiklīdz sistēma ir apguvusi jūsu paradumus.¹ Jūs vienkārši vairs neievadāt datus ar roku tikai reizi pa reizei veicat pārbaudi.

Vispirms sakārtojiet šo procesu. Katrs dokuments tam iziet cauri, un katra stunda, kas pavadīta datu ievadē, ir stunda, ko nevarat izmantot profesionāli vērtīgākam darbam.

Sāciet darbu tikai tad, kad dati jau ir saskaņoti

Bankas izraksts ir nākamais smagais darbs. Saskaņot, kategorizēt, izsekot tiem, kas nesakrīt. Rīks, kas apmācīts, izmantojot jūsu vēsturiskos datus, paveic pirmo darba posmu. Booke AI katru rītu pieslēdzas sistēmai, iegrāmato jaunos darījumus, sasaista tos ar rēķiniem, veic saskaņošanu un atstāj jums tikai īsu izņēmumu sarakstu.² Tas ziņo par kategorizācijas precizitāti līdz pat 98%, un to sasniedz, apgūstot jūsu kontu plānu, jūsu nodokļu loģiku un to, kā katrs piegādātājs parasti tiek iegrāmatots.

Tieši šī pēdējā daļa ir svarīga. Sistēma nemin pēc vispārīga modeļa. Tā atdarina veidu, kā jūsu uzņēmums veic iegrāmatošanu, un tieši tāpēc tā ir vērtīgāka par standarta funkciju.

Atklājiet kļūdu, pirms tā tiek reģistrēta

Tieši šī risinājuma neieviešana rada vislielākos zaudējumus. Pirms pārskatu kopa tiek nosūtīta, modelis izlasa visu grāmatvedības ierakstus un norāda uz to, kas izskatās nepareizi. Tas pārskata nevis izlasi, bet katru darījumu. MindBridge novērtē risku 100% ierakstu un pastāsta, kāpēc katrs no tiem tika atzīmēts, lai jūs varētu pārbaudīt, pirms parakstāt.³

Izlases pārbaude vienmēr bija kompromiss, jo cilvēks nespēj izlasīt visus gada darījumus. Mašīna to spēj. Firmām, kas uzņemas atbildību par paveikto darbu, otra neatkarīga pārbaude kura nenogurst var būt licences vērtības pamatojums pati par sevi.

Sagatavojiet mēneša pārskatu

Katrs klients saņem pārskatu. Pārskati, daži grafiki un lapa, kas paskaidro, ko skaitļi nozīmē. Pārskati un komentāri tagad var tikt veidoti automātiski. Digits veido teksta pārskatus, balstoties uz AI būvētas virsgrāmatas, un atbild uz vienkāršiem jautājumiem par skaitļiem.⁴ Fathom pārvērš tos pašus datus glītā, klientam gatavā vadības pārskatā.

Šis uzdevums var nešķist aizraujošs, un tieši tā ir būtība. Tas atkārtojas katru mēnesi, katram klientam, un atkārtošanās ir tieši tas, kam šāda veida rīks ir radīts. Ietaupīto laiku jūs veltāt sarunai, nevis dokumentam.

Pārdodiet padomu, ko satur pārskati

Pirmie četri risinājumi padara uzņēmumu ātrāku. Šis maina to, ko jūs pārdodat. Klients, kas jums uztic grāmatvedību, maksās par to, kas seko. Kurp aiziet nauda un vai viņi var atļauties nākamo darbinieku. Prognozēšanas rīki to izveido no virsgrāmatas, ko jūs uzturat. Jirav nodrošina pilnu FP&A prognozēšanu, kas paredzēta uzņēmumiem, kuri pāriet uz konsultēšanu, savukārt Fathom veido trīsvirzienu naudas plūsmas prognozes vienkāršākiem gadījumiem.⁵

Uzņēmumam tas sniedz divas priekšrocības. Pirmkārt, tas pārvērš reizi gadā veicamu atbilstības darbu par ikmēneša attiecībām, par ko klients maksā pastāvīgi. Otrkārt, tas atbrīvo jūsu labākos speciālistus no datu ievades un ļauj tiem strādāt pie darba, par ko klienti patiešām pateicas.

Ar ko sākt

Visus piecus uzreiz ieviest nevajag. Sāciet ar to, kas sagādā vislielākās problēmas. Lielākajai daļai uzņēmumu tā ir datu nolasīšana, jo ar to sākas katra lieta un katrs ar roku ievadīts čeks ir laiks, ko nevarat norēķināt. Kad tas darbojas, redziet, ko spēj jūsu pašu dati, un nākamais izšķiršanās solis jau būs vieglāks.

Neviens no šiem risinājumiem nav pētniecības projekts. Tās ir skaidri definētas sistēmas, kas būvētas uz programmatūras, kura jau pastāv. To, kas padara jūsu risinājumu vērtīgāku par versiju, ko nopirka jūsu kaimiņš, veido jūsu pašu dati. Gadiem krātās klientu grāmatvedības datiem, jūsu kontu plāni, grāmatvedības likumi, kas mīt jūsu vecāko speciālistu galvās. Tā ir daļa, ko vispārīgs rīks nespēj atdarināt, un tieši ap to es būvēju.

Paliek otra darba puse. Saruna par to, ko skaitļi patiesībā nozīmē, un klients, kurš jāatrunā no slikta lēmuma. Programmatūra nespēj ne vienu, ne otru, un, kad čeki vairs neapēd jūsu rītus, nedēļā beidzot atrodas laiks tieši tam.

Avoti un piezīmes

Šīs norādes attiecas uz reāliem produktiem un datiem, ko norāda to izstrādātāji.